FAQ

Sie möchten sich bei DOKULINO registrieren, neue Kinder oder Mitarbeiter anlegen, eine Beobachtung starten oder sich zum Thema Datenschutz informieren? In diesem Bereich finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen zur Nutzung von DOKULINO.

Häufig gestellte Fragen

REGISTRIERUNG / LOGIN

Kann ich DOKULINO kostenlos testen?

Ja, Sie können DOKULINO jederzeit kostenlos für 4 Wochen testen. Der Testzugang endet automatisch und geht nicht in ein Abo über. Hier können Sie sich direkt registrieren.

Wie melde ich mich als Kita neu bei DOKULINO an?

Klicken Sie oben im Menü auf den Button „Gratis testen“. Füllen Sie nun das Registrierungsformular aus und klicken Sie abschließend auf „Jetzt Test-Zugang anlegen“. Denken Sie bitte daran, die AGBs zu bestätigen.

Nun sind Sie bei DOKULINO als Kita angemeldet. Um sich einzuloggen, gehen Sie wieder über unsere Website und den Button „Anmelden“ oben im Menü. Als Benutzername geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und dann das von Ihnen festgelegte Passwort.

Wie melde ich mich als Erzieher/in bei DOKULINO an?

Bevor Sie sich als Erzieher/in anmelden können, muss Ihre Kita bereits angemeldet sein und Sie als Erzieher/in im System hinterlegt haben. Wenn die Kita Sie als Erzieher/in angelegt hat, bekommen Sie automatisch einen Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse zugeschickt.

Wenn Sie bereits ein Passwort haben, können Sie sich über den Link oder jederzeit über kitalino.com anmelden. Ein neues Passwort legen Sie an, indem Sie auf der Login-Seite auf „Passwort vergessen“ klicken. Dort können Sie ein neues Passwort eintragen und bekommen erneut eine E-Mail, mit der Sie Ihr Passwort bestätigen können.

Der Kindergarten für den ich arbeite, ist einer digitalen Entwicklungsdokumentation gegenüber noch skeptisch. Kann ich mich auch mit meiner privaten E-Mail-Adresse bei DOKULINO registrieren, um es zu testen?

Für einen Test können Sie sich auch mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse anmelden. Wenn Ihre Kita später jedoch einen offiziellen Account anmelden möchte, ist es nicht möglich, die Daten aus Ihrem Testaccount in den Kita-Account zu übertragen. Daher empfehlen wir, während der Testphase nicht mit echten Kinderdaten zu arbeiten, da diese sonst verloren gehen könnten.

Ich hatte früher schon mal einen DOKULINO-Account und kann mich mit meiner E-Mail-Adresse jetzt nicht mehr für einen kostenlosen Test anmelden.

Bitte kontaktieren Sie uns in diesem Fall unter service@kitalino.com. Wir schalten Ihren alten Account dann wieder frei, so dass Sie den 4-wöchigen kostenlosen Test durchführen können.

VERWALTUNG

Wie lege ich neue Kinder und Mitarbeiter an?

Bitte schauen sie hierzu in unsere Schritt-für-Schritt Anleitung im Bereich Funktionen.

Können die Kinder- und Mitarbeiterdaten auch über ein anderes Programm eingepflegt werden?

Kinder- und Mitarbeiterdaten können über Excel importiert und auch wieder exportiert werden. Die Excel-Vorlagen für die jeweilige Personengruppe finden Sie im Bereich „Verwaltung“ oberhalb des grünen Plus-Buttons unter „Optionen und Filter“.

Wie erhalten meine Mitarbeiter ihren Zugang?

Sobald Sie einen Mitarbeiter in DOKULINO angelegt haben, erhält dieser einen Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Sie können für den Mitarbeiter direkt ein Passwort hinterlegen und ihm dieses weitergeben. Dann kann sich der Mitarbeiter über die DOKULINO-Website direkt einloggen. Das Passwort sollte der Mitarbeiter anschließend zurücksetzen und ein eigenes wählen.
Wenn Sie dem Mitarbeiter vorab kein Passwort vorgeben, kann er direkt selbst ein neues anlegen. Dies geschieht über den Link „Passwort vergessen“ auf der Login-Seite.

Ich arbeite mit geschlossenen Gruppen. Wie kann ich die Berechtigungen in DOKULINO so einstellen, dass nur die Erzieher einer bestimmten Gruppe die Kinder dieser Gruppe sehen können?

Ja, in DOKULINO können Sie mit geschlossenen Gruppen ganz datenschutzkonform arbeiten. Wichtig hierfür ist, dass Sie im Bereich „Verwaltung“ jedem Erzieher nur die jeweilige Gruppe zuordnen, für die er zuständig ist und auch beim Anlegen der Kinder genau diese Gruppe hinzufügen. Wenn Sie nicht mit geschlossenen Gruppen arbeiten, weisen Sie allen Mitarbeitern einfach alle Gruppen zu. Das Feld „Gruppe“ sollte also in den Profilen nie leer sein!

Kann man Kinder/Mitarbeiter einzeln löschen?

Ja. Klicken Sie dazu im Bereich Verwaltung auf das Kind oder den Mitarbeiter und dann auf den Button „Profil löschen“. Bitte beachten Sie, dass dabei alle Daten des Kindes wie Beobachtungsbögen, Portfolios und Fotos gelöscht werden.

BEOBACHTEN

Welche Beobachtungsbögen sind in DOKULINO verfügbar?

Aktuell sind in DOKULINO die Sprachbeobachtungsbögen BaSiK, sismik, seldak, liseb und Perik verfügbar. Auf Anfrage können wir auch Ihre individuellen Bögen in die Anwendung aufnehmen. Bitte kontaktieren Sie uns hierzu unter service@kitalino.com.

Wie lege ich eine neue Beobachtung an?

Bitte schauen sie hierzu in unsere Schritt-für-Schritt Anleitung im Bereich Funktionen.

Wie werden die Beobachtungsbögen erfasst? Müssen die Beobachtungen händisch in eine Maske eingetragen werden?

Die Fragen eines Bogens sind übersichtlich in Bereiche aufgeteilt, die auf- und zugeklappt werden können. Pro Bereich wird angezeigt, wie viele Fragen zu beantworten sind. Die Beantwortung der einzelnen Items erfolgt über verschiedene Antwortmöglichkeiten:

  • Anklicken von Einschätzungen (das bisherige Ankreuzen)
  • Freie Eingabe von Texten
  • Über Dropdown-Felder mit verschiedenen Antwortmöglichkeiten

Näheres dazu erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt Anleitung im Bereich Funktionen.

Muss ich einen Bogen immer bis zum Ende fertigstellen?

Nein, Sie können alle Bögen auch Zwischenspeichern und Ihre Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen.

Kann ein abgeschlossener Bogen noch einmal bearbeitet werden?

Wenn ein bereits abgeschlossener Bogen wieder bearbeitet werden soll, kann dieser nur von der Kita-Leitung wieder freigegeben werden.

Kann ich in DOKULINO auch eigene Beobachtungsbögen nutzen?

Ja, auf Anfrage können wir auch Ihre individuellen Bögen in die Anwendung aufnehmen. Bitte kontaktieren Sie uns hierzu unter service@kitalino.com.

AUSWERTEN

Welche Bögen kann ich auswerten?

Grundsätzlich können nur die Bögen korrekt ausgewertet werden, die den Status „erledigt“ haben. Sind die Bögen noch im Bearbeitungsmodus und noch nicht alle Fragen ausgefüllt, ist die Auswertung unter Umständen nicht korrekt.

Wie werden die Bögen ausgewertet?

Die Bögen werden auf Knopfdruck automatisch ausgewertet und grafisch übersichtlich angezeigt. Bei den standardisierten Bögen (bspw. BaSiK, sismik, etc.) erfolgt die quantitative Auswertung dabei anhand der dazugehörigen Normtabellen.
Bei Bedarf können mehrere Erfassungszeitpunkte miteinander ausgewertet werden.

BaSiK bietet im Anhang einige Referenzwerte an. Werden diese auch als Referenzen für DOKULINO genutzt?

Die von Frau Prof. Zimmer entwickelten Normtabellen liegen der BaSiK-Auswertung zugrunde. Es gibt eine grafische Darstellung pro Kompetenzbereich. Es werden auch die im BaSiK-Handbuch ausgeführten Empfehlungen zur Förderung in der Auswertung an entsprechender Stelle angezeigt.

Kann ich die Beobachtungsbögen eines Kinder über mehrere Jahre hinweg vergleichen?

Ja, Sie können bis zu 3 Beobachtungszeiträume miteinander vergleichen. Jeder Zeitpunkt erhält eine eigene Farbe, so dass auf einen Blick die Entwicklung sichtbar wird.

Kann ich die Auswertungen ausdrucken?

Ja, die Auswertungen lassen sich ausdrucken oder als PDF speichern.

Ich habe einen Beobachtungsbogen vollständig ausgefüllt, mir wird aber keine Auswertung angezeigt.

Der Auswertung der Bögen liegen die jeweiligen Normtabellen zugrunde. Nicht für alle Kinder gibt es ausreichend Stichprobengrößen, um eine Normierung zu bilden. Bspw. bietet BasiK u3 keine Auswertungstabellen für Kinder mit Deutsch als Zweitsprache unter 3 Jahren. In diesem Alter können also nur Kinder mit Deutsch als Muttersprache ausgewertet werden.

Ein weiterer Grund, wenn Sie keine Auswertung sehen, kann sein, dass das Kind mit dem falschen Bogen beobachtet wurde, z.B. mit einem U3-Bogen, obwohl es bereits 4 Jahre alt ist. Bitte prüfen Sie in diesem Fall noch einmal die Einstellungen zum Kind im Bereich Verwaltung.

Hinweis: wenn Sie unter „Auswertung“ den Button „Auswertung ausdrucken“ sehen, können sie jedoch immer die beantworteten Fragen des Bogens ausdrucken, um diese z.B. mit den Eltern zu besprechen. Lediglich eine grafische Auswertung kann in diesem Fall nicht angezeigt werden.

PORTFOLIO

Wie erstelle ich ein Portfolio?

Bitte schauen sie hierzu in unsere Schritt-für-Schritt Anleitung im Bereich Funktionen.

Kann ich ein Portfolio auch für mehrere Kinder oder die gesamte Gruppe erstellen?

Ja, Sie können ein Portfolio gleichzeitig für mehrere Kinder erstellen oder auch eine Gruppendokumentation erstellen. Bitte schauen sie hierzu in unsere Schritt-für-Schritt Anleitung im Bereich Funktionen.

Gibt es Gestaltungsvorlagen für mein Portfolio?

Ja, Sie können zwischen verschiedenen Gestaltungsvorlagen wählen. Auf Wunsch ist es auch möglich, eigene Gestaltungsvorlagen in DOKULINO einzupflegen. Kontaktieren Sie uns hierfür bitte unter service@kitalino.com.

Gibt es eine Möglichkeit die Portfolio Vorlagen umzugestalten oder anders aufzuteilen, z.B. die Fotos anders zu positionieren oder zu vergrößern/verkleinern?

Momentan ist die Aufteilung der Portfolio-Seiten fest vorgegeben. Wir arbeiten jedoch daran, eine flexible Portfolio-Gestaltung anzubieten.

Auf dem Ausdruck des Portfolios erscheinen Informationen wie z.B. der Autor oder die teilnehmenden Kinder. Kann ich diese Einträge entfernen?

Momentan ist die Gestaltung des Portfolios nicht veränderbar. Wir arbeiten aber an einer Lösung, dass individuell nur die Informationen auf die Portfolio-Seiten aufgenommen werden, die Sie benötigen.

Kann ich ein Portfolio nachträglich noch einmal bearbeiten?

Ja, Sie können erstellte Portfolios jederzeit noch einmal wieder bearbeiten.

Kann ich das Portfolio ausdrucken?

Ja, Sie können jedes Portfolio ausdrucken oder als PDF speichern.

Muss ich ein Portfolio, an dem mehrere Kinder mitgewirkt haben, für jedes Kind einzeln erstellen?

Nein, Sie können das Portfolio einmalig erstellen und dann alle Kinder, die daran mitgewirkt haben, markieren. Das Portfolio wird dann automatisch bei jedem Kind abgespeichert.

Wie kann ich ein Portfolio mit den Eltern teilen?

Ein Portfolio lässt sich ganz einfach per E-Mail mit den Eltern teilen. Voraussetzung dafür ist die Zustimmung der Eltern, da im Profil des Kindes dafür die E-Mail-Adresse und die Handynummer der Eltern hinterlegt werden muss. Die Eltern erhalten das Portfolio über einen passwortgeschützten Link und das entsprechende Passwort separat per SMS-Nachricht auf ihr Handy. So können die Daten nicht in falsche Hände gelangen.

Kann ich auch meine Fotos, Audio-Dateien und Video-Aufnahmen im Bereich Portfolio verwalten oder ändern?

Ja, im Bereich Portfolio haben Sie ebenfalls Zugriff auf Ihre Medien. Sie können hierüber einzelne Fotos hochladen, die Beschriftungen und Zuordnungen vorhandener Fotos ändern oder Fotos ausdrucken und Media-Dateien mit den Eltern teilen.

Kann ich mehrere Fotos gleichzeitig in DOKULINO hochladen?

Nein, aktuell können leider nur einzelne Fotos hochgeladen werden. Wir arbeiten aber an einer Lösung für eine schnellere Verwaltung Ihrer Medien-Dateien.

FOTOLINO

Wo erhalte ich die FOTOLINO App?

Die FOTOLINO App erhalten Sie im Apple App Store oder Google Play Store.

Wie melde ich mich in der FOTOLINO App an?

Zum Anmelden in der FOTOLINO App nutzen Sie die gleichen Login-Daten, die Sie auch im Browser für DOKULINO eingeben.

Wie erstelle ich Fotos oder Aufnahmen mit FOTOLINO?

Bitte schauen sie hierzu in unsere Schritt-für-Schritt Anleitung im Bereich Funktionen.

Was ist der Kindmodus und wie gelange ich dort hin?

Der Kindmodus bietet die Möglichkeit, Kinder eigene Fotos und Aufnahmen machen zu lassen, ohne dass dabei andere Daten verändert werden können. Der Kindmodus ist passwortgeschützt und lässt sich nur beenden, indem Sie einen zuvor selbst gesetzten Code eintippen. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Schritt-für-Schritt Anleitung unter Funktionen.

Wie übertrage ich meine Fotos und Aufnahmen aus FOTOLINO in DOKULINO?

Die Übertragung der Fotos und Aufnahmen zu DOKULINO erfolgt automatisch über die Cloud. Ihre Daten sind dabei jederzeit sicher. Schon wenige Sekunden nachdem Sie eine Aufnahme gemacht haben, können Sie diese in DOKULINO weiterbearbeiten.

Kann ich in FOTOLINO auch Portfolios erstellen?

Nein, Portfolios können Sie nur über die DOKULINO-Anwendung in einem Browser erstellen.

Kann ich in FOTOLINO auch Beobachtungsbögen ausfüllen?

Nein, Beobachtungsbögen können Sie nur über die DOKULINO-Anwendung in einem Browser erstellen.

Kann ich mehrere Fotos gleichzeitig in FOTOLINO hochladen?

Nein, aktuell können leider nur einzelne Fotos hochgeladen werden. Wir arbeiten aber an einer Lösung für eine schnellere Verwaltung.

TECHNISCHE FRAGEN

Wo liegt der Server des Systems?

Unsere Server stehen in Freiburg im Breisgau in Deutschland. Das Thema Datensicherheit ist uns sehr wichtig, Sie können sich ausführlich darüber informieren in unseren AGBs sowie in unserer Vertragsvorlage für die Auftragsverarbeitung. Hier erklären wir genau, was mit Ihren Daten passiert.

Wie werden die Daten der Kinder auf Ihren Servern verschlüsselt, anonymisiert oder pseudonymisiert?

Der berechtigte Zugriff der Daten wird über Passwörter sichergestellt. Kindsdaten werden pseudonomisiert, d.h. in unseren Datenbanken Namen mit ID von Erhebungsdaten getrennt verarbeitet. Datenbanken und Server werden wiederum von unterschiedlichen Firewalls voneinander getrennt. Die Daten werden nicht anonymisiert, ansonsten könnte eine Dokumentation nicht umgesetzt werden. Für die Dokumentation notwendige Daten werden erhoben, darüber hinaus werden keine Daten erfasst aus Gründen der Datensparsamkeit. Damit Kindsdaten nicht unerlaubt verwendet werden, gibt es die Möglichkeit für die Einrichtungen den Zugriff über die Vergabe von Berechtigungen zu steuern. Nur Portfolios können an eine E-Mail-Adresse eines Erziehungsberechtigten, die mit Zwei-Faktoren-Authentifizierung gesichert ist, weitergeleitet werden. Erzieher sind berechtigt, Dokumentationen z.B. für Elterngespräche zu drucken oder als Datei zu exportieren.

Auf wie vielen Rechnern kann ich DOKULINO nutzen?

Da DOKULINO über einen normalen Internetbrowser (z.B. Firefox, Google Chrome) funktioniert, können Sie es an beliebig vielen Rechnern nutzen. Ebenso auch am Tablet, wobei Sie für das Tablet dann eine WLAN-Verbindung bräuchten, um die Daten zu speichern.

Ist die Eingabe über jeden Browser möglich? Also auch über den Standardbrowser eines Tablets?

Ja die Eingabe ist über jeden Browser möglich und optimiert für Tablets.

Gibt es für Ihr Angebot eine eigene App, fernab der FOTOLINO App?

Nein, um DOKULINO nutzen können, benötigen Sie nur einen Browser. Die Installation einer App ist nicht notwendig.

Ist das Programm auch offline nutzbar?

Für die Speicherung von Beobachtungen und Portfolios in DOKULINO ist eine Internet-Verbindung erforderlich, entweder per Kabel oder WLAN. Bei Nutzung am Tablet ist WLAN erforderlich oder eine Verbindung über mobile Daten Ihres Mobilfunkanbieters.

Welche Systemvoraussetzungen gibt es für DOKULINO?

Mindestvoraussetzung für komfortables Arbeiten mit DOKULINO sind eine Prozessortaktung von 1,3 GHz und ein Arbeitsspeicher mit 512 MB (ideal sind 2 GHz bzw. 2 MB). Bei einer Mobilfunkverbindung sind 3G notwendig. DOKULINO ist für die aktuellsten Versionen von Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge und Safari; solange einer dieser Browser korrekt läuft, spielt das darunterliegende Betriebssystem keine Rolle. Wichtig: Um den berechtigten Nutzer identifizieren zu können, muss in den Browsereinstellungen für kitalino.com das Setzen von Cookies zugelassen sein. Grundsätzlich sollten Ihr Browser und Ihr Betriebssystem immer auf dem aktuellsten Stand sein und Ihr Netzwerk durch eine Firewall und die regelmäßige Anwendung eines Virenscanners abgesichert sein.

Wie ist das Backup für DOKULINO sichergestellt?

Backups werden täglich (Speicherung für 30 Tage) und wöchentlich (mit einem Speicherzeitraum von 3 Monaten) durchgeführt, sie umfassen die Datenbank und das Dokumentenarchiv. Auf besonderen Wunsch und unter Kalkulation des entstandenen Aufwandes ist eine Datenrücksicherung bzw. Datenwiederherstellung nach Absprache möglich.

Gibt es einen Eltern-Zugang?

Nein, einen direkten Eltern-Zugang in die DOKULINO-Anwendung gibt es derzeit nicht. Sie können jedoch Portfolios und Fotos per E-Mail mit den Eltern teilen.

Kann ich mit DOKULINO auch Anwesenheitslisten erfassen?

Nein, eine Erfassung von Anwesenheitslisten ist derzeit nicht möglich.

FRAGEN ZUR DATENSICHERHEIT

Sind meine Daten sicher?

Die Sicherheit Ihrer Daten genießt bei DOKULINO die höchste Priorität. Deswegen werden alle Daten ausschließlich auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert. Zudem werden unsere Systeme rund um die Uhr überwacht und gesichert. Hier werden regelmäßig wichtige Sicherheits-Updates durchgeführt und entsprechende Sicherungssysteme eingesetzt. Für den optimalen Schutz Ihrer Daten: 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr!

Warum werden meine Daten nicht lokal auf meinem Rechner, sondern auf einem Server gespeichert?

Eine herkömmliche Software, die direkt auf Ihrem Computer gespeichert und genutzt wird, hat im Vergleich zu Dokulino zahlreiche Nachteile und birgt Risiken. Bei Diebstahl oder Verlust eines Computers, sowie bei Hardwarefehlern können Ihre Daten unwiderruflich verloren gehen. Solche, häufig durch Viren und andere Schadsoftware ausgelösten Probleme, können bei der Arbeit mit der Online-Software Dokulino nicht auftreten: Tägliche Sicherungen Ihrer Daten auf unseren in Deutschland stehenden Servern gewährleisten jederzeit die größtmögliche Sicherheit Ihrer Daten! Niemand außer Ihnen oder Ihren Mitarbeitern kann Ihre Daten einsehen. Auch die Mitarbeiter des Herder Verlags können nicht auf Ihre Daten zugreifen.

Wie lange bewahren Sie die eingegebenen Daten nach eventueller Kündigung auf?

Der Kunde ist verantwortlich für die Datenaufbewahrung und entscheidet über die Löschung der Daten.

PREISE UND KONDITIONEN

Bieten Sie Verträge speziell für Träger an? Welche Konditionen sind da verhandelbar?

Ja. Für Träger bieten wir individuelle Angebote. Bitte kontaktieren Sie hierzu unseren Vertrieb unter sales@kitalino.com.

Wie lange läuft mein Vertrag und wie ist die Kündigungsfrist?

Der Vertrag läuft jeweils 12 Monate und kann mit einer Frist von 4 Wochen zum Vertragsende gekündigt werden.

In welchem Turnus erhalte ich eine Rechnung?

Wir bieten zurzeit eine Rechnungsstellung alle 3 Monate oder einmal jährlich an.

Wie kann ich zahlen?

Eine Zahlung ist aktuell per Rechnung möglich.

Kann ich als Träger nur eine Rechnung für all meine Einrichtungen erhalten?

Ja, Sie können sich als Träger bei uns anmelden und erhalten eine Gesamtrechnung über alle Einrichtungen.

Ich gehöre zu einer großen Trägerschaft, möchte die Rechnung jedoch auf meine Einrichtung ausgestellt bekommen?

In diesem Fall melden Sie sich als Einrichtung selbst mit Ihren Daten bei DOKULINO an und sind somit automatisch auch Rechnungsempfänger.