Aus stepfolio und DOKULINO wird Kitalino

Auf dieser Seite erhalten Sie als stepfolio-Kunde einen ersten Einblick in DOKULINO und die Antworten auf Ihre dringendsten Fragen.

Da wir gerne mehr über Ihre Anforderungen an eine Kita-Software zur Entwicklungsdokumentation erfahren wollen, würden wir sie einladen, an unserer Umfrage teilzunehmen.

Fragen & Antworten

Was kann DOKULINO?

Wie funktioniert Beobachtung in DOKULINO?

In DOKULINO können Sie aus den gängigen Beobachtungsbögen BaSik, liseb, sismik, seldak und PERiK wählen. Auch Ihre individuellen Bögen können in DOKULINO hochgeladen werden. Die Auswertung der Bögen erfolgt automatisch im System und wird grafisch übersichtlich angezeigt – und zwar sowohl auf dem PC als auch bei der Nutzung von DOKULINO mit einem Tablet. Bei BaSik erhalten Sie zudem während der Auswertung passende Anregungen zur alltagsintegrierten Sprachbildung.
Die Daten sind bis zum Austritt des Kindes immer verfügbar und können jederzeit eingesehen oder ausgedruckt werden, bspw. als Basis für Elterngespräche. Auf Knopfdruck lassen sich auch individuelle Entwicklungskurven eines Kindes über mehrere Jahre hinweg anzeigen.

Wie funktioniert Portfolio-Arbeit mit DOKULINO?

Mit DOKULINO können Sie direkt im Kita-Geschehen ein neues Portfolio erstellen – auf Wunsch auch gemeinsam mit dem Kind. Nutzen Sie ansprechende thematische Gestaltungsvorlagen und fügen Sie beliebig viele Fotos und Texte hinzu. Die erstellten Portfolioseiten können Sie direkt mehreren Kindern zuordnen oder auch gleich eine Gruppendokumentation anlegen. Teilen Sie Portfolios oder Medien jederzeit per E-Mail mit den Eltern – datenschutzkonform über einen Downloadlink, der nach Ablauf einer Frist automatisch erlischt. Bei Austritt des Kindes aus der Einrichtung kann zudem eine vollständige digitale Mappe als Erinnerung erstellt werden.

Wie kann ich Medien in DOKULINO verwalten?

Mit unserer App FOTOLINO organisieren Sie schnell und sicher Ihre Medien und werden dabei allen Datenschutzanforderungen gerecht. Nehmen Sie mit Ihrem Smartphone oder Tablet Fotos auf und speichern Sie diese ohne Umwege in einem geschützten Bereich, ohne Speicherplatz auf Ihrem persönlichen Gerät zu verwenden oder die Fotos an Drittanbieter zu übertragen. Erstellen Sie über die DOKULINO Software direkt neue Portfolioeinträge mit den gemachten Fotos – ganz einfach, kabellos und schnell. Über den Kindmodus können Sie das Kind jederzeit in seine Entwicklungsdokumentation einbeziehen. Lassen Sie das Kind seine eigenen Bilder und Aufnahmen durchblättern, betrachten oder selbst neue Aufnahmen machen. Alle anderen Funktionen sind über ein Passwort weiterhin nur Ihnen zugänglich.

Ist DOKULINO auch eine App? Funktioniert sie mit meinen Geräten?

DOKULINO ist browserbasiert, d.h. Sie können DOKULINO von jedem Gerät (z.B. PC, Notebook, Tablet), auf dem Sie einen Browser installiert haben, öffnen. Bevorzugt werden die Browser Firefox, Google Chrome und Safari. Updates von DOKULINO sind damit automatisch integriert, Sie müssen selbst keine Update-Installation durchführen. Alle Funktionen von DOKULINO sind von jedem Gerät, das einen Browser hat, gleichermaßen nutzbar. D.h. auch Auswertungen von Beobachtungsbögen können direkt am Tablet erledigt werden.

Wie kann ich mir mal einen Eindruck von DOKULINO verschaffen?

Sie können DOKULINO jederzeit kostenlos für 4 Wochen testen, ohne dass Sie sich dabei auf ein verstecktes Abo einlassen. Registrieren Sie sich als Einrichtung einfach hier für einen Testzugang.

Habe ich die gleichen Funktionen in DOKULINO wie in stepfolio?

Genau wie in der Tablet-App von stepfolio, können Sie mit DOKULINO auch Ihre Beobachtungen und Portfolios erfassen. Von den Standard-Beobachtungsbögen bietet DOKULINO derzeit BaSik, liseb, sismik, seldak und PERiK an. Weitere Verfahren werden in Kürze ergänzt. Ihre individuellen Bögen können ebenfalls in DOKULINO aufgenommen werden.
Video und Sprachaufnahmen lassen sich mit DOKULINO außerhalb des Portfolios aufzeichnen und speichern. Eine Fotoverwaltung ist sowohl in DOKULINO als auch in der App FOTOLINO möglich.
Einen direkten Elternzugang gibt es in DOKULINO nicht, jedoch können alle Portfolios, Fotos, Videos und Audio-Aufnahmen auf sicherem Wege mit den Eltern geteilt werden.
Die Daten Ihrer Mitarbeiter und Kinder können Sie ganz einfach in DOKULINO importieren und auch wieder exportieren. Die Stammdatenverwaltung wird anders als in stepfolio auch in der DOKULINO Web-App umgesetzt.
Dokumentenvorlagen und -archivierung wird bis auf Weiteres nicht in DOKULINO abgebildet. Eine Anwesenheitsdokumentation ist für 2020 vorgesehen.

Kann ich meine individuellen Beobachtungsbogenvorlagen in DOKULINO weiter benutzen?

Bitte nehmen Sie hierzu gerne Kontakt mit dem Wechselservice von der Kitalino GmbH auf unter service@kitalino.com. Geben Sie dabei bitte Ihre Telefonnummer an und eine Zeit, in der wir Sie am besten zurückrufen können.

Kann ich alle meine Daten aus stepfolio in DOKULINO übertragen?

Die meisten Daten können aus der Datenbank von stepfolio in die DOKULINO Datenbank übertragen werden. Anwesenheitslisten, Vermerke und Notizen sowie To-Do-Listen werden aktuell in DOKULINO noch nicht angeboten.

Welche stepfolio-Kinderdaten sind in DOKULINO 1 zu 1 abbildbar?

Es werden automatisch Ihre abgeschlossenen Beobachtungen für gängigen Bögen wie z.B. BaSiK, seldak, sismik, liseb usw. von DOKULINO übernommen. Falls Sie individuelle Beobachtungsbögen haben, kontaktieren Sie bitte unseren Kundenservice. Wir klären dann gemeinsam die weitere Vorgehensweise.

Wie sieht der Service bei DOKULINO (Kitalino GmbH) aus?

Der stepfolio Wechselservice ist von Dienstag bis Donnerstag von 9 Uhr bis 14 Uhr unter

030 / 54 90 56 321 erreichbar oder

per E-Mail unter service@kitalino.com.

Was bedeutet die Zusammenführung stepfolio/DOKULINO für mich konkret?

Was sind die nächsten Schritte, was muss ich tun?

Bis zum 30.06.2020 können Sie stepfolio wie gewohnt nutzen. Danach erfolgt die Abschaltung von stepfolio durch die ergovia GmbH. Die Kitalino GmbH bietet Ihnen mit DOKULINO die Möglichkeit, Ihre digitale Entwicklungsdokumentation fortzuführen und die Daten von stepfolio vor der dortigen Löschung automatisch zu übernehmen. Das können wir nur mit Ihrem Einverständnis tun und nur dann, wenn Sie spätestens bis 15.06.2020 einen Vertrag mit uns schließen.

Welche Daten werden aus stepfolio an DOKULINO übermittelt?

Wenn Sie Ihr Einverständnis schriftlich gegenüber der ergovia GmbH erklärt haben, werden die folgenden personenbezogenen Daten übermittelt:

Kundendaten: Vorname, Name der Ansprechpartner des Trägers bzw. der Einrichtung. Diese Daten nutzt die Kitalino GmbH zum Verwalten der Vertragsbeziehung.

User- und Kinddaten: Vorname, Name, E-Mail, Zugangsdaten der Mitarbeiter in der jeweiligen Kindergartengruppe – Erzieher, Leiter; Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten (E-Mail und eine Mobilfunknummer); Daten der Kinder (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Nationalität und Geschlecht). Bei diesen Daten ist der jeweilige Träger bzw. die Einrichtung der Datenschutzverantwortliche. Die Kitalino GmbH darf diese Daten nur in Ihrem Auftrag (weiter)verarbeiten.

In welchen Schritten erfolgt die Übermittlung?

  1. Sie schicken Ihre Einverständniserklärung an die ergovia GmbH (stepfolio) oder wenden Sie sich direkt an unseren Kundenservice.
  2. ergovia übermittelt uns Ihre Kundendaten.
  3. Sie erhalten ein Angebot von uns per E-Mail und können über den im Angebot enthaltenen Link Ihr DOKULINO-Abo buchen.
  4. ergovia übermittelt uns Ihre User- und Kinddaten und schließt Ihren stepfolio Account.
  5. Wir importieren ihre Kinddaten in DOKULINO (frühestens möglich ab 01.05.2020).
  6. Ihr stepfolio Account wird am gleichen Tag geschlossen.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen werden getroffen, um die Daten von stepfolio zu DOKULINO zu übertragen? Wie sieht der genaue Migrationsprozess aus?

Das Thema Datensicherheit ist uns sehr wichtig, wir alle haben eine große Verantwortung bei diesem Thema. Die ergovia GmbH und die Kitalino GmbH (Verlag Herder) haben im Vorfeld das Thema genau analysiert, um den Datenschutz aller Beteiligten zu gewährleisten und einen sicheren Weg zur Migration der Daten zu definieren.

DOKULINO wie auch stepfolio erfüllen alle gesetzlichen Datenschutzanforderungen und werden jeweils in Rechenzentren der höchsten Sicherheitsklasse (ISO 9001 und ISO 27001) betrieben. Wenn Sie Ihre Einverständniserklärung geben und DOKULINO lizenzieren, werden Ihre Daten verschlüsselt vom stepfolio Rechenzentrum in das Rechenzentrum von Kitalino – die BadenIT – übertragen. Sobald die Daten zu DOKULINO übergegangen sind, ist die Kitalino GmbH der neue Auftragsdatenverarbeiter. Es greifen dann die TOMs von DOKULINO.

Informationen von DOKULINO zum Thema Datenschutz finden Sie hier.

Die Vertragsvorlage Auftragsdatenverarbeitung finden sie hier.

Was passiert, wenn ich nicht zu DOKULINO wechseln möchte?

Für den Fall, dass wir den Vertrag zur Nutzung von DOKULINO nicht bis spätestens 15.06.2020 geschlossen haben, wird ergovia Ihren Vertrag fristgemäß im März zum 30.06.2020 kündigen und die Daten löschen.

Was passiert bei Nicht-Wechsel zu DOKULINO mit meinen Daten nach dem Abschalten von stepfolio?

stepfolio wird am 30.06.2020 abgeschaltet. Sie haben bis dahin die Möglichkeit, Ihre Daten zu sichern. Wenden Sie sich hierzu an die ergovia GmbH. Falls sie vorher zu DOKULINO wechseln, werden wie oben beschrieben Ihre Beobachtungs- und Portfoliodaten sowie die Stammdaten in DOKULINO übertragen.

Was kostet DOKULINO?

DOKULINO kostet Sie bei einem Wechsel nicht mehr als stepfolio! DOKULINO kümmert sich um die Migration Ihrer Daten und trägt die Migrationskosten. Sie können wählen, ob Sie DOKULINO zu den bestehenden stepfolio Konditionen (zunächst für ein Jahr gültig) buchen möchten, oder ob Sie in eines der DOKULINO Preispakete wechseln. Eine Übersicht über die DOKULINO-Preise finden Sie hier.

Sollten wir die Eltern über die Änderung informieren?

Sie sollten die Eltern über Ihren Wechsel zu DOKULINO informieren. Falls Sie den Dienstleister stepfolio auch in den Betreuungsvertrag aufgenommen haben, sollten sie in Zukunft DOKULINO aufführen. Wenn die Eltern bisher den Elternzugang von stepfolio genutzt haben, sollten Sie die Eltern nun über die neue Form des Teilens von Portfolios und Medien Ihrer Kinder informieren. In DOKULINO können Inhalte mit den Eltern geteilt werden. Die Eltern erhalten dazu einen passwortgeschützten Downloadlink per E-Mail und das zugehörige Passwort per SMS.

Wer ist die Kitalino GmbH?

Die Kitalino GmbH ist eine Tochter der Herder Verlagsgruppe aus Freiburg. Der Verlag Herder ist der marktführende Verlag im Bereich der Frühpädagogik und bietet Ihnen das gesamte Spektrum rund um Bildung, Erziehung und Förderung von Kindern zwischen null und acht Jahren.

Die Kitalino GmbH stellt die neuesten Technologien bereit, um eine sichere digitale Entwicklungsdokumentation mit allen dafür notwendigen Funktionen anbieten zu können und profitiert dabei vom pädagogischen Know-how des Verlags. So garantieren wir Ihnen inhaltlich und technisch eine langfristige Stabilität und eine permanente Weiterentwicklung unserer Software.

Was hat die Kitalino GmbH noch vor?

Die Kitalino GmbH fokussiert sich in den kommenden Jahren auf eine gleichmäßige Weiterentwicklung der Software DOKULINO und umfangreiche Funktionserweiterungen, um eine vollständige und einfache digitale Entwicklungsdokumentation für Sie anbieten zu können. Hierbei werden wir nicht nur nach den neuesten Sicherheitsstandards arbeiten, sondern auch innovative und passende Partner an unserer Seite haben, die unsere Vision von Dokumentationsqualität und -verfügbarkeit teilen.

Z.B. planen wir für 2020 Vermerke und Notizen für die Erzieher umzusetzen, einen einfachen Kalender sowie das Teilen von Fotos, Video- und Audioaufnahmen über eine gemeinsame App mit den Eltern.

Kontakt zu Kitalino

Sollten Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie bitte unseren stepfolio-Wechselservice unter

030 / 54 90 56 321 (Di – Do von 09:00 – 14:00) oder

per E-Mail unter service@kitalino.com