Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2024

Wir möchten Dich über unsere Verarbeitung von personenbezogenen Daten während der Nutzung unserer KITALINO Anwendung (mobile App und webbasiert) für Einrichtungen, der KITALINO Eltern-App sowie unserer Website nach Artikel (Art.) 12-23 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren.

1. Allgemeine Informationen

1.1 Verantwortliche Stelle:

Kitalino GmbH
Hermann-Herder-Str. 4
79104 Freiburg im Breisgau

Geschäftsführer: Simon Biallowons, Philipp Lindinger

1.2 Datenschutzbeauftragter:

Michael Vogelbacher
colenio GmbH & Co. KG
Bahnhofstr. 5
53572 Unkel

E-Mail: datenschutz@kitalino.com

2. Betroffene Personen und Datenkategorien

Betroffen sind Besucher und Nutzer der Website, Kunden, Interessenten und Geschäftspartner. Hier werden Bestandsdaten (Name, Vorname, Adresse), Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummern), Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adresse, Geräteinformationen), Zahlungsdaten, Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben), Vertragsdaten, Nutzungsdaten (z.B. Zugriffszeiten) erfasst.

3. Betroffenenrechte

Du hast jederzeit die Möglichkeit und das Recht:

• Dich bei der verantwortlichen Stelle (siehe oben) zu melden und Auskunft darüber zu verlangen, wie Deine Daten verarbeitet werden

• auf Berichtigung Deiner Daten
• auf Einschränkung der Verarbeitung, also nur noch eine Verarbeitung von Teilinformationen zuzulassen
• auf Löschung Deiner Daten. Wir prüfen dann, inwieweit der Löschung gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder unser berechtigtes Interesse entgegenstehen und informieren Dich entsprechend
• der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu widersprechen. Wir prüfen dann, inwieweit der Nichtverarbeitung gesetzliche Weitergabe- und Verarbeitungspflichten entgegenstehen und informieren Dich entsprechend
• auf Datenportabilität, d.h. dass wir Deine personenbezogenen Daten in maschinenlesbarer Form in einem gängigen von uns bestimmten Format auf Anforderung übergeben
• auf Beschwerde bei der für Dein Land zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Du der Meinung bist, dass wir mit Deinen personenbezogenen Daten nicht ordnungsgemäß und im Sinne dieser Erklärung umgehen
• auf Widerruf Deiner Einwilligung, falls Du diese uns zur Verarbeitung Deiner Daten gegeben haben

Erhältst Du von uns Werbung zugesendet, so steht Dir auch hierfür jederzeit das Widerspruchsrecht zu, keine Werbung mehr von uns zu erhalten.

4. Datenschutzerklärung für KITALINO Anwendung für Einrichtungen (mobile App und webbasiert)

Wir bieten unsere KITALINO Anwendung für Einrichtungen in mobiler Version für iOS und Android, erhältlich im App Store und Google Play Store, sowie webbasiert an. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Dich über die in der Anwendung stattfindende Verarbeitung.

4.1 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Der datenschutzrechtliche Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist der jeweilige Träger der Einrichtung.

4.2 Für die Web und App-Entwicklung zuständig

Kitalino GmbH ist für die KITALINO Web und App-Entwicklung zuständig.

4.3 Zwecke der Verarbeitung im Rahmen der KITALINO Anwendung für Einrichtungen

Es findet eine Verarbeitung zu folgenden Zwecken statt:

• Erstellen der Entwicklungsdokumentation unter Verwendung von Beobachtungsverfahren wie etwa perik, seldak, sismik
• Speichern von Fotos, Video- und Audioaufzeichnungen als Teil der Entwicklungsdokumentation zur internen Nutzung in der Kita
• Erstellen von weiterer freier Dokumentation (z.B. Beobachtungsvermerke, Notizen zu Vorgängen und Protokolle von Gesprächen mit Eltern und Kind) zur internen Nutzung in der Kita im Rahmen der pädagogischen Arbeit, soweit dies der Aufgabenerfüllung dient
• Erstellen eines digitalen Portfolio mit Integration von Text- und Fotodaten (außerhalb von Entwicklungsdokumentation) zur internen Nutzung in der Kita für die pädagogische Arbeit

4.4 Kategorien der betroffenen Personen

Kinder (Sensibles Datum nach Art. 8 DSGVO), Erzieher, Kita-Leitung, Erziehungsberechtigte/Bezugspersonen.

4.5 Arten der personenbezogenen Daten

• Stammdaten des Kindes (insbesondere Profilbild, Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Nationalität, Sprachen, Adresse, ggf. betreuungsrelevante Gesundheitsinformationen)
• Stammdaten der Erziehungsberechtigten/Bezugspersonen (Profilbild, Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Nationalität, Sprachen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse, ggf. zusätzliche Vertragsdaten aus dem Betreuungsvertrag)
• Registrierungsdaten und Log-In Daten der Fachkraft/Kita-Leitung: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
• Stammdaten der beschäftigten Fachkraft/Kita-Leitung: Profilbild, Vorname, Nachname, Nationalitäten, Sprachen, E-Mail-Adresse
• Transaktionsdaten (gebuchte Slots, Termine etc.), Zuordnung eines Kindes zu Gruppe, Fachkraft etc.
• Daten der Entwicklungsdokumentation in vorgeschriebenen Berichten (perik u.ä.)
• Daten über das Verhalten des Kindes außerhalb der vorgeschriebenen Berichte
• Foto-, Audio- und Videoaufnahmen als Teil der Entwicklungsdokumentation
• Kommunikationsdaten (Mitteilungen/Termine/Feedback an/mit Erziehungsberechtigte/Bezugspersonen) E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten/Bezugspersonen, an die Nachricht versendet wird, ggf. personenbezogene Informationen in den Mitteilungen/Terminen/Anhängen)
• Nutzerdaten (insbesondere User-ID, User-Aktion, Datum, Zeitstempel) der Beschäftigten, Erziehungsberechtigten/Bezugspersonen
• Kommunikationsprotokolldaten der Beschäftigten, Erziehungsberechtigten/Bezugspersonen

4.6 Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlagen für öffentliche, freie und kirchliche Träger können sich im Detail unterscheiden.

Öffentliche Träger unterliegen unmittelbar dem Sozialdatenschutz (§ 61 Abs. 1 S.1 SGB VIII i.V.m. §§ 67 ff. SGB X), für andere Träger gilt dieser entsprechend (§ 61 Abs. 3 SGB VIII).

Entwicklungsdokumentation unter Verwendung von Beobachtungsverfahren wie etwa BaSiK, perik, seldak, sismik, sowie die Entwicklungsdokumentation unterstützende Foto-, Audio- und Videoaufnahmen erfolgt aufgrund des Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO i.V.m. dem jeweiligem Fachgesetz des entsprechenden Bundeslandes.

Ansonsten können Daten, soweit keine gesetzliche Verpflichtung bzw. Erlaubnis gegeben ist: auf Grundlage einer Einwilligung der Sorgeberechtigten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit.a) DSGVO (insoweit Daten besonderer Kategorien) verarbeitet werden.

4.7 Auftragsverarbeitung/Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen

Die Daten werden auf sicheren, ISO 27001 zertifizierten Servern in Deutschland gehostet. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt und ist auch nicht geplant.

4.8 Speicherdauer

Fällt der Zweck weg und besteht auch keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten umgehend gelöscht. Grundsätzlich werden die Daten nur für die Dauer der oben genannten Zwecke gespeichert. Es liegt ein ausgearbeitetes Löschkonzept vor und der jeweilige Träger entscheidet über die Löschläufe.

5. Datenschutzerklärung für KITALINO Eltern-App (mobile App)

Unsere mobile Eltern-App für iOS und Android, erhältlich im App Store und Google Play Store, kann von dem jeweiligen verantwortlichen Träger zum Zwecke der sicheren Kommunikation zwischen Erziehungsberechtigten und Fachkräften und der Kita-Leitung eingesetzt werden.

5.1 Verantwortlicher im Sinne der DSGVO

Der datenschutzrechtliche Verantwortliche im Sinne der DSGVO ist der jeweilige Träger der Einrichtung.

5.2 Für die Web und App-Entwicklung der Eltern-App zuständig

Kitalino GmbH ist für die Web und App-Entwicklung zuständig.

5.3 Zweck der Verarbeitung im Rahmen der Eltern-App

Digitale Kommunikation (Mitteilungen und Termine) der Kita an die Eltern mittels einer sogenannten Eltern-App.

5.4 Kategorien der betroffenen Personen

Erziehungsberechtigte, Erzieher, Kita-Leitung, Kinder (Sensibles Datum nach Art. 8 DSGVO).

5.5 Arten der personenbezogenen Daten

Registrierungsdaten der Erziehungsberechtigten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse), Mitteilungen an die Erziehungsberechtigte (individuelle Nachrichten in Text- und Bildform), IP-Adressen, Geräte oder andere IDs.

5.6 Rechtsgrundlage

Mit dem Download unserer KITALINO Eltern-App willigst Du in die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten ein nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

5.7 Auftragsverarbeitung

Sobald Du Push-Benachrichtigungen in der Eltern-App freiwillig aktivierst, werden Deine personenbezogene Daten in Form von Gerätekennungen (Firebase Installation ID u.a. Deine IP-Adresse) von Firebase Cloud Messaging einem Dienst von Google Ireland Ltd und ihren Konzerngesellschaften verarbeitet. Sofern Deine personenbezogenen Daten dabei in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR, insbesondere in die USA, übermittelt werden, stellen wir durch entsprechende Maßnahmen sicher, dass diese auf dem gleichen Schutzniveau wie innerhalb der EU verarbeitet werden.

5.8 Speicherdauer

Fällt der Zweck weg und besteht auch keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, werden die entsprechenden personenbezogenen Daten umgehend gelöscht. Grundsätzlich werden die Daten nur für die Dauer der oben genannten Zwecke gespeichert.

6. Datenverarbeitung auf der Website

6.1 Server-Logfiles

Während des Besuchs unserer Website erhebt der Webserver Daten über jeden Zugriff auf das Angebot (so genannte Serverlogfiles). Zu den Zugriffsdaten gehören: Name der abgerufenen Webseite, Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, Meldung über erfolgreichen Abruf, Browsertyp nebst Version, das Betriebssystem des Nutzers, Referrer URL (die zuvor besuchte Seite), IP-Adresse und der anfragende Provider. Die Zugriffsdaten werden nach 14 Tagen gelöscht.

6.2 Session-Cookies

Zwecks Erhaltung der Funktion unserer Webseite setzen wir Session-Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien, die es ermöglichen, auf dem Zugriffsgerät der Nutzer (PC, Smartphone o.ä.) spezifische, auf das Gerät bezogene Informationen zu speichern.

Bei Session-Cookies handelt es sich um temporäre Cookies, die beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht werden. Für den Einsatz dieser Cookies reicht unser berechtigtes Interesse am Betreiben unserer Webseite aus.

6.3 Google Analytics

Diese Webseite benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (für Nutzer innerhalb der EU: Google Ireland Limited, Gordon House Barrow St, Dublin 4, Irland; außerhalb der EU: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Google Analytics verwendet Cookies. Die Speicherdauer beträgt hierbei 14 Monate. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Deine Benutzung dieser Webseite (einschließlich Deiner IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir weisen Dich darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code gat._anonymizeIp(); erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen zu gewährleisten. Google wird diese Informationen benutzen, um Deine Nutzung der Webseite auszuwerten, um Berichte über die Webseitenaktivitäten für die Webseitenbetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Deine IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

6.4 Google Ads

Wir verwenden auf unserer Website das Online-Werbeprogramm „Google Ads“ und in diesem Rahmen Conversion-Tracking (Besuchsaktionsauswertung). Das Google Conversion-Tracking ist ein Analysedienst von Google (für Nutzer innerhalb der EU: Google Ireland Limited, Gordon House Barrow St, Dublin 4, Irland; im Übrigen: Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Bitte beachte, dass Google dazu ggf. auf personenbezogene Daten zurückgreift, die Du zur Verfügung gestellt hast, z.B. wenn Du in Deinem Google-Konto eingeloggt bist, Deinen Standort (GPS) aktiviert hast und Google den Zugriff darauf gestattest oder ein Android-Gerät benutzt. Google gibt diese Daten nicht an uns weiter. Wenn Du auf eine von Google geschaltete Anzeige klickst, wird ein Cookie für das Conversion-Tracking auf Deinem Rechner abgelegt. Dieses Cookie hat eine begrenzte Gültigkeit (in der Regel bis 30 Tage), enthält keine personenbezogenen Daten und dient somit nicht der persönlichen Identifizierung. Wenn Du bestimmte Seiten unserer Website besuchst und das Cookie noch nicht abgelaufen ist, können Google und wir erkennen, dass Du auf die Anzeige geklickt hast und zu dieser Seite weitergeleitet wurden. Da jeder Google Ads-Kunde ein anderes Cookie erhält, besteht keine Möglichkeit, dass Cookies über die Websites von Ads-Kunden nachverfolgt werden können.

Die Informationen, die mit Hilfe des Conversion-Cookies eingeholt werden, dienen dem Zweck Conversion-Statistiken zu erstellen. Hierbei erfahren wir die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf eine unserer Anzeigen geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Weder erhalten noch verarbeiten wir in diesem Zusammenhang Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Deiner Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die von Dir erteilte Einwilligung kannst Du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Dazu kannst Du die Speicherung der Cookies durch die Auswahl entsprechender technischer Einstellungen Deines Browsers verhindern. Wir weisen Dich jedoch darauf hin, dass Du in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich nutzen kannst. Du wirst sodann nicht in die Conversion-Tracking Statistiken aufgenommen.

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