Datenschutz in Krippe, Kita, Kindergarten und Hort Datenschutz-konforme Entwicklungsdokumentation mit KITALINO

Die zunehmende Digitalisierung wirkt sich auch auf den Alltag von Kindertageseinrichtungen aus. Im Zusammenhang mit der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellen sich damit aber viele Herausforderungen für die Fachkräfte in Kinderbetreuungseinrichtungen. Es geht um die Speicherung sensibler Daten wie Fotos vom Kita-Ausflug oder im Rahmen der Entwicklungsdokumentation. Digitale Tools wie KITALINO bieten hierfür praktikable Lösungen.

Kind auf dem Spielplatz
© AleksandarGeorgiev / iStock

DSGVO in Kitas – Alles neu?

Im Mai 2018 wurde in allen Mitgliedsstaaten der EU die europäische Datenschutz-Grundverordnung eingeführt. Für Kita-Träger und Fachkräfte war und ist die Gesetzeslage mit Unsicherheiten und immer wieder neuen Fragen verbunden. Dabei änderte sich jedenfalls mit der Einführung der DSGVO weniger als von vielen zunächst vermutet. Unerheblich ob digital oder analog dürfen personenbezogene Daten von Kindern, Eltern oder Beschäftigten seit jeher nur aufgrund einer Erlaubnis (z.B. gesetzlich oder explizite Einwilligung) erhoben, gespeichert und verarbeitet werden. Das gilt beispielsweise für die nötigen Daten im Betreuungsvertrag oder für Informationen an Familien, z.B. über den Aushang von Informationen, Fotos von Ausflügen oder zu aktuellen Krankheiten in der Kita. 

Durch die Einführung der DSGVO sind Träger, Fachkräfte und Eltern heute für das Thema Datenschutz besonders sensibilisiert. Durch die DSGVO wurden die Rechte der Betroffenen gestärkt. Die Datenverarbeitung muss nun deutlich transparenter erfolgen als bisher. So haben Personen, deren Daten gespeichert oder verarbeitet werden, das Recht zu erfahren was mit ihren Angaben passiert. In Kitas müssen die Erziehungsberechtigten der Kinder z.B. darüber informiert werden, welche Daten von ihnen und ihrem Kind gespeichert werden, wo und wie lange sie gespeichert und an wen diese ggf. weitergeleitet werden. 

Datenschutz und Medien

Das Thema Datenschutz und Medien in der Kita beschäftigt viele pädagogische Fachkräfte, denn zu den personenbezogenen Daten gehören auch Fotos, Videos und Tonaufzeichnungen der Kinder. Erzieherinnen und Erzieher sind oft besorgt, sodass sie beispielsweise gar keine Fotos mehr in der Kita aufnehmen. Diese stellen aber einen wichtigen Bestandteil insbesondere der Entwicklungsdokumentation oder individuellen Lernbegleitung, jedoch auch des Coachings der Fachkräfte oder im Rahmen von deren Weiterbildung dar. 

Eine Einwilligung ist in jedem Fall in den Bundesländern nötig, in denen eine gesetzliche Grundlage zur Entwicklungsdokumentation fehlt bzw. in denen diese nicht verpflichtend ist. Die Einwilligungserklärung muss beispielsweise in Bezug auf die Aufzeichnung von Fotos u.a. folgende Punkte so konkret wie möglich beschreiben:

  • Aus welchem Anlass (z.B. beim Kita-Ausflug) und zu welchem Zweck (bspw. als Erinnerung an die Kita-Zeit) werden Fotos gemacht?
  • Welchen Personen werden die Fotos gezeigt oder weitergegeben und werden die Kinder bei Veröffentlichung der Bilder namentlich genannt?
  • Wie lange werden die Fotos aufbewahrt bzw. wann werden sie endgültig gelöscht/vernichtet?

Neben diesen Informationen müssen Eltern und Beschäftigte auch auf ihr Widerrufsrecht mit Wirkung für die Zukunft hingewiesen werden. Ändern Erziehungsberechtigte beispielsweise nach Unterzeichnen einer Einwilligungserklärung ihre Meinung, haben sie jederzeit die Möglichkeit ihr Einverständnis mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Die Kita darf dann ab diesem Zeitpunkt weder Fotos vom Kind aufzeichnen noch veröffentlichen.

Tipp: In KITALINO stehen unter “Hilfe” im Bereich KITALINO Datenschutz Muster-Einwilligungen zur Verarbeitung personenbezogener sensibler Daten und eine zugehörige Briefvorlage für Erziehungsberechtigte und Fachkräfte als Download zur Verfügung: Hier unverbindliche 4-wöchige KITALINO-Testphase buchen

Entwicklungsdokumentation und Datenschutz

Pädagogische Fachkräfte in Kitas sind verpflichtet, die Entwicklung der Kinder in ihrer Einrichtung zu beobachten und zu dokumentieren. In der Entwicklungsdokumentation sind viele besondere personenbezogene Daten enthalten, wie z.B. individuelle Kompetenzen sowie Entwicklungsschritte des Kindes. Solche sensiblen Daten unterliegen hohen Anforderungen an den Datenschutz und müssen so aufbewahrt werden, dass darauf ausschließlich die Fachkräfte der Kita Zugriff haben. 

Die Inhalte der Entwicklungsdokumentation dürfen neben den pädagogischen Fachkräften im Rahmen der Erziehungs- und Bildungspartnerschaft auch mit den Erziehungsberechtigten des Kindes geteilt werden. Im Rahmen der Entwicklungsdokumentation eines Kindes arbeiten Kitas gerne mit Portfolios oder mit Fotos Videos oder Audioaufzeichnungen, die von den pädagogischen Fachkräften erstellt werden. Solch eine freie Dokumentation kann hilfreich sein, um die kindliche Lernprozesse zu beschreiben und die nächsten Lernschritte gemeinsam zu planen. Beispielsweise kann der Moment festgehalten werden, wenn das Kind sich zum ersten Mal traut, die Kletterwand auf dem Spielplatz zu erklimmen.

KITALINO – aus Datenschutzsicht eine sichere Lösung 

Bei der Entwicklungsdokumentation oder beim freien Fotografieren und Filmen des Kindes sind datenschutzrechtliche Regeln zu beachten – auch mit welchem Gerät die Fotos gemacht und gespeichert werden. KITALINO bietet eine DSGVO-konforme Software für pädagogische Fachkräfte. Erzieherinnen und Erzieher können mit KITALINO leicht die Entwicklung der Kinder dokumentieren und auswerten, Portfolios erstellen sowie Fotos, Video- und Sprachaufnahmen speichern und verwalten. Alle Bild- Video- oder Tondokumente werden – genau wie die sonstigen sensible Daten – ausschließlich auf einem Server in einem Rechenzentrum in Deutschland sicher gespeichert. Durch die Speicherung auf einem Server sind bei Ausfall des Kita-Computers alle Dokumentationen, Bilder- und Videoaufnahmen gesichert und jederzeit über ein anderes Gerät abrufbar.

Beobachtungsbögen wie sismik, seldak oder perik können in KITALINO Beobachten direkt einem Kind zugeordnet werden. Genauso können die mit der App FOTOLINO auf dem Smartphone oder Tablet gespeicherten Bilder des Kita-Ausflugs direkt Kindern oder Gruppen zugeordnet, betitelt und beschrieben werden. Bei vorliegender Internetverbindung werden die Fotos automatisch und sicher in KITALINO Medien übertragen und können dann einem Portfolio zugeordnet werden. So werden keine Bilder auf den privaten Mobilgeräten der Fachkräfte gespeichert.

Mit KITALINO haben die pädagogischen Fachkräfte alle Informationen eines Kindes gesammelt vorliegen und dies gibt ihnen durch einen klaren und strukturierten Aufbau schnell einen Überblick über das Kind oder die ganze Kita-Gruppe. Für Entwicklungsgespräche mit Eltern beispielsweise müssen Dokumentationen nicht erst aus unterschiedlichen Ordnern oder Akten zusammen gesucht werden. Ein großer Vorteil ist die Löschung der Daten zu einzelnen Kindern, z.B. wenn diese die Einrichtung verlassen.

Tipp: In unserer Checkliste “KITALINO sicher nutzen” haben wir 10 Datenschutz-Regeln für Träger, Leitungen und pädagogische Fachkräfte zusammengefasst. Die Liste können Sie sich in KITALINO unter “Hilfe” im Bereich KITALINO Datenschutz herunterladen: Hier unverbindliche 4-wöchige KITALINO-Testphase buchen.

 

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