Tablets gehören seit einiger Zeit auch in Kindertageseinrichtungen selbstverständlich zum Alltag. Die Nutzung von Kita-Apps zur Kommunikation mit Eltern oder zur Beobachtung und Dokumentation wird als sehr hilfreich empfunden. Das spart Zeit und schafft Ressourcen.
Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist, dass der Einsatz digitaler Geräte organisatorisch, pädagogisch-konzeptionell und nicht zuletzt rechtlich zu klären ist. Denn auch digital werden personenbezogene Daten bzw. Sozialdaten (§ 80 SGB X) verarbeitet, die besonders geschützt werden müssen. Die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit reicht von der Sicherung der Geräte bis hin zur rechtlichen und organisatorischen Einbindung der Nutzung von Kita-Apps.
Zugang zu digitalen Daten: Geräte konfigurieren und sichere Kita-Apps einsetzen
Die Sicherheit von Geräten wie Tablets und Smartphones, auf denen Kita-Apps genutzt werden, ist von größter Bedeutung. Kita-Träger müssen sicherstellen, dass beispielsweise starke Passwörter zur Authentifizierung verwendet werden. Auch zusätzliche Maßnahmen wie Bildschirmsperren sind unerlässlich, damit nur Berechtigte Zugriff auf die Daten haben. Die pädagogische Kita-App KITALINO bietet eine verpflichtende Passworteingabe. Zudem kann in der Kita-App bei Bedarf eine zusätzliche PIN je Fachkraft-Account eingerichtet werden. Darüber hinaus sollten Geräte und Apps immer über die neuesten Software-Updates verfügen. Lies hier, wie einfach Du technische Voraussetzungen zur Nutzung von KITALINO schaffen kannst.
Regelungen zur App- und Gerätenutzung: Sensibilisierung aller Beteiligten
Zur Einführung aber auch während der längerfristigen Nutzung sind organisatorische Regeln zur Nutzung von Kita-Apps und Geräten unerlässlich. Von Vorteil ist, wenn mindestens eine Person als Kita-App Verantwortliche je Kita qualifiziert ist. Neben den technischen Hintergründen ist pädagogisch-fachliches Wissen beispielsweise zur digitalen Entwicklungsdokumentation von Vorteil. Die Person kann zum Beispiel auch die Installation und Aktualisierung der Kita-App auf den Geräten koordinieren. Um eine angemessene und sichere Nutzung durch alle Fachkräfte sicherzustellen, kann sie auch als Ansprechpartner:in bei Fragen für das Team dienen.
Regelung zu Datenlöschung und Aufbewahrung: Kita-Apps bieten Vorteile
Die Aufbewahrung von Daten sollte den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Hierbei sind teilweise auch förderrechtliche Bestimmungen zu beachten. Das betrifft zum Beispiel die Abrechnung von Fördergeldern und die Belegprüfung, die je nach Bundesland unterschiedliche Aufbewahrungsfristen erfordern. Grundsätzlich müssen Daten gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Diese Datenlöschung kann mit einer Kita-App gut organisiert werden. Wenn zum Beispiel in der Kita-App KITALINO ein Kind gelöscht wird, werden auch alle zugehörigen Daten gelöscht.
Maximale Datensicherheit mit der Kita-App KITALINO
Vollständige DSGVO-Konformität
KITALINO erfüllt alle Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Damit gewährleisten wir die maximale Sicherheit aller uns anvertrauter Daten.
Datenhaltung in Deutschland
KITALINO wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und gehostet. Ein externer Datenschutzbeauftragter überprüft regelmäßig alle bestehenden Maßnahmen, um eine anhaltende Sicherheit zu garantieren.
Sichere Datenübertragung
Für zusätzlichen Schutz sorgt die sichere und anonymisierte TLS-Verschlüsselung der Datenübertragung. Diese Technologie wird beispielsweise auch beim Online-Banking verwendet.
Zertifiziertes Rechenzentrum
Das von uns genutzte Rechenzentrum ist nach den internationalen Standards ISO/IEC 27001 zertifiziert. Es wird rund um die Uhr überwacht und ständig gemäß aktuellem Sicherheitsstandard aktualisiert.
Transparente Rahmenbedingungen schaffen: Alle Beteiligten über berechtigte Interessen Informieren und Einwilligungen einholen
Die Verarbeitung von Daten durch Kita-Apps unterliegt rechtlichen Rahmenbedingungen. Ein zentraler Grundsatz ist, dass Daten nur mit einer entsprechenden Rechtgrundlage verarbeitet werden dürfen. Dies kann beispielsweise durch Betreuungsverträge, Einwilligungen oder landesrechtliche Regelungen erfolgen. Die Einholung von Einwilligungen bei der Nutzung von Kita-Apps ist erforderlich, wenn wie bei der Beobachtung und Dokumentation Sozialdaten verarbeitet werden. Dabei ist es wichtig sicherzustellen, dass Daten nur für festgelegte Zwecke verwendet werden und dazu transparent zu informieren. KITALINO, die pädagogische Kita-App aus dem Hause Herder stellt dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung, der die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Datenverarbeitung beinhaltet, die die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen sicherstellen. Dort werden unter anderem auch technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) beschrieben.
Der Schlüssel: Verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten und höchstmögliche Datensicherheit
Insgesamt ist es unerlässlich, dass Kita-Träger und Fachkräfte die Sicherheit und den Datenschutz bei der Nutzung von Kita-Apps ernst nehmen. Die rechtliche Verantwortung für den Datenschutz liegt beim Kita-Träger. Beim Eintreten einer Datenpanne ist der Kita-Träger verpflichtet, den Vorfall (Art. 33 DSGVO) der zuständigen Datenschutzbehörde zu melden und bei hohem Risiko die Betroffenen zu informieren sowie den Vorfall zu dokumentieren.
Durch klare Regelungen, transparente Informationen und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben können Datenschutzrisiken minimiert und ein verantwortungsvoller Umgang mit sensiblen Daten gewährleistet werden. Das gilt im Übrigen nicht nur für digitale Daten. Regelmäßige Schulungen und die Sensibilisierung von Fachkräften tragen dazu bei, ein Bewusstsein für Datenschutz zu schaffen und einen angemessenen Umgang mit sensiblen Daten sicherzustellen. Dazu gehören auch transparente Datenschutzinformationen für Personal und Familien, einschließlich Zweck der Datenverarbeitung und ihrer Rechte bezüglich ihrer Daten.
Interessiert?
Möchtest Du Deinen Kita-Alltag einfacher gestalten und mehr Zeit für die Kinder haben? Dann teste KITALINO jetzt kostenlos und unverbindlich für 30 Tage und überzeuge Dich von den Vorteilen der digitalen Beobachtung, Dokumentation, Kommunikation und Weiterbildung.
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